6 dicas práticas para ter sucesso nas auditorias
A verdade é que as auditorias ocorrem para trazer benefícios para a Organização (além de segurança aos consumidores, é claro). Na prática tudo é mais difícil, isso eu entendo, e qualquer erro pode ser crucial, é verdade. Contudo, uma boa estratégia é enxergar as auditorias como oportunidades de melhoria.
Para início de conversa, de nada adianta pregar a qualidade e não praticar. Ou seja, estar em conformidade com os requisitos das normas de qualidade (como a ISO 9001, por exemplo), e até mesmo com os padrões pré-estabelecidos pela própria Organização é uma obrigação, e não um diferencial.
Afinal, pode acreditar, o consumidor sabe muito bem diferenciar uma marca realmente comprometida em entregar o melhor, daquelas que visam somente o certificado.
Nesse sentido, o primeiro passo para ter sucesso nas auditorias é entender que qualidade é cultura. Em outras palavras, os processos devem ser executados da maneira certa no dia-a-dia e a equipe deve estar 100% inserida nas metas e política da empresa. Antes de mais nada, vamos esclarecer a diferença entre auditoria interna e auditoria externa, além da importância de cada uma delas:
AUDITORIA INTERNA
Primeiramente, tenha em mente que ao contrário de como muitas pessoas veem, as auditorias vêm para somar, e não para atrapalhar.
Por meio das auditorias internas é realizada uma análise do sistema de gestão. Tudo que estiver fora dos requisitos normativos, ou até mesmo, fora daquilo que foi estipulado pela própria Organização, precisa ser identificado e corrigido.
Realizar a auditoria interna antes da externa é essencial para preparar o time e o SGQ como um todo. Assim, é possível identificar possíveis não conformidades e tratá-las, evitando tomar NC’s do auditor externo. Lembre-se que para atingir o sucesso, é necessário estar realmente comprometido em alcança-lo. Portanto, certifique-se de que a auditoria interna chegará o mais próximo possível do que será a externa.
Afinal, prevenir é melhor do que remediar, não é mesmo?
AUDITORIA EXTERNA
Ah! O bicho de sete cabeças, a auditoria externa. O momento em que todos entram em pânico, mas calma, se está tudo ordem, não há o que temer. Como já mencionado acima, as auditorias vêm para somar.
Esse é o momento de receber um Órgão Certificador na empresa. Portanto, é bom que tudo esteja em conformidade e em perfeito funcionamento.
Tenha em mente que tudo que estiver fora do padrão, não é culpa do auditor. Aliás, pode não ser necessariamente culpa de ninguém, é apenas um estímulo para tomar medidas que corrijam os erros e gere melhorias ao processo. E bom, se você quer desfilar por aí com um certificado, como a ISO 9001 na mão, então o mínimo que deve ser feito é lutar por ele, certo? Logo, essa luta deve ser diária e contínua.
Agora vamos te dar 5 dicas práticas para ter sucesso nas auditorias, acompanhe:
Informação documentada
As informações importantes estão organizadas e documentadas? Certifique-se de ter em mãos tudo que é necessário para comprovar o funcionamento do seu sistema de gestão.
Isso vale tanto para auditoria interna, quanto para a externa. Aliás, isso vale como uma dica que deve estar inserida na cultura organizacional. Afinal, quanto mais organizadas as informações estão, melhor é o funcionamento do sistema, e por consequência, maior é a facilidade de envolver o time nas metas do SGQ. Para garantir a organização e vigência dos documentos, utilize um software de gestão.
Sinceridade e objetividade
Nem tente ficar explicando a mesma coisa de mil maneiras para impressionar o auditor. O negócio é objetividade. Portanto, esteja preparado para responder as perguntas e seja o mais objetivo possível.
Mantenha os registros em dia!
As informações devem estar atualizadas e os documentos apresentados devem estar vigentes. Um sistema de qualidade precisa acompanhar os resultados, estar atento a validade de documentos e atualizar as informações sempre que necessário. Portanto, mantenha os registros sempre em dia.
Planejamento é tudo
Pode parecer loucura dizer isso, mas muitas pessoas ainda não entendem o valor de um planejamento. Entendem menos ainda a importância de tirá-los do papel e agir de acordo com aquilo que foi planejado. O fato é que não é possível medir o que não é planejado.
Nesse sentido, o planejamento deve ser o primeiro passo antes mesmo de abrir uma empresa, assim como deve estar presente em reuniões de estabelecimento de metas/objetivos e também no acompanhamento de indicadores. Antes das auditorias não poderia ser diferente, faça um planejamento de tudo que precisa ser feito antes, durante e depois da empresa ser auditada.
Antecipe-se! Prepare sua equipe para receber o auditor
Quais são as áreas auditadas? É necessário algum tipo de EPI? É uma área de acesso restrito? Essas são só algumas perguntas que devem ser feitas antes da auditoria.
Dependendo da área de atuação, determinadas ações devem ser tomadas para que o auditor possa circular pelos locais a serem auditados e a empresa deve estar previamente ciente de tudo que será necessário providenciar para a realização da auditoria. Não deixe para a última hora, providencie tudo o quanto antes para evitar quaisquer contratempos.
Equipe comprometida é a alma do negócio
Colaboradores comprometidos fazem toda a diferença, tanto nas auditorias, como também nos resultados da empresa de maneira geral.
Certifique-se de ter um time bem treinado na missão, visão, valores e política da empresa. Dessa forma, todos possuem tudo na “ponta da língua” e não são pegos de surpresa em nenhum questionamento. Por fim, essas foram algumas dicas para garantir o seu sucesso nas auditorias e obter o tão almejado selo de qualidade.
O selo de qualidade deve ser visto tanto como uma estratégia externa, como também interna. Além da imagem da empresa diante do consumidor, também é necessário levar em consideração a qualidade e o comprometimento em cada fase do processo.
E aí, gostou das nossas dicas? Espero que sim!
Fonte: HDRUP
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